KURUMSAL KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI
1. AMAÇ

Her bireyin kendisi ile ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkı Anayasa’dan doğan kutsal bir haktır. Karleo Makina San. Ve Tic. A.Ş. (“Karleo Makina”) olarak bu hakkın gereklerini yerine getirmeyi en değerli görevlerimizden biri olarak kabul ediyoruz. Bu nedenle kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak işlenmesine ve korunmasına önem veriyoruz. Kurumsal Kişisel Verilerin Korunması Politikası da kişisel verilerin korunmasına verdiğimiz önemin bir sonucu olarak kişisel verileri işlerken ve korurken temel aldığımız ilkeleri ve uyguladığımız prosedürleri belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

2. KAPSAM

Politika, Karleo Makina’nın yönettiği bütün kişisel veriler, verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi kapsamaktadır. Politika Karleo Makina’nın ortaklarının, yetkililerinin, müşterilerinin, çalışanlarının, tedarikçi yetkililerinin ve çalışanlarının, ve üçüncü kişilerin işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

Karleo Makina Politika’yı mevzuata ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun kararlarına uyum ve kişisel verilerin daha iyi korunması amaçlarıyla değiştirebilir.

3. TANIMLAR
Kısaltma Tanım
Alıcı GrubuVeri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi
Açık RızaBelirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Anonim Hale GetirmeKişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
İlgili KullanıcıVerilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir
İmhaKişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi
Kanun/KVKK6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Kayıt OrtamıTamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam
Kişisel VeriKimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
Veri EnvanteriVeri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter
Kişisel Verilerin İşlenmesiKişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
KomisyonKarleo Makina tarafından Politika’yı ve ilgili diğer prosedürleri yönetmek ve Politika’nın yürürlüğünü sağlamak amacıyla kurulan Kişisel Verileri Koruma Komisyonu
KurulKişisel Verileri Koruma Kurulu
KurumKişisel Verileri Koruma Kurumu
Özel Nitelikli
Kişisel Veri		Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri
Periyodik İmhaKanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi
PolitikaKişisel Verilerin Korunması Politikası
Veri İşleyenVeri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
Veri SorumlusuKişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi
4. GENEL İLKELER

Karleo Makina her yeni kişisel veri işlemeyi gerektiren iş akışının hazırlık aşamasında işlenecek verilerin aşağıdaki ilkelere uygunluğunu denetler. Uygun bulunmayan iş akışları hayata geçirilmez.

Karleo Makina kişisel verileri işlerken;

(I) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uyar.
(II) Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olduğundan emin olur.
(III) İşleme amacının belirli, açık ve meşru olmasına dikkat eder.
(IV) İşlenen verinin işlenme amacıyla bağlantılı olduğunu, işlenilmesi gerektiği kadarıyla sınırlı işlendiğini ve ölçülü olduğunu kontrol eder.
(V) Verileri ancak ilgili mevzuatta öngörörülen veya işlenme amacı için gerekli olduğu kadar muhafaza eder, işlenme amacı ortadan kalktığında imha eder.

5. GÖREV VE SORUMLULUKLAR

Karleo Makina bünyesinde kişisel verilerin işlenmesine ilişkin işbu Politika’yı ve ilgili diğer prosedürleri yönetmek ve Politika’nın yürürlüğünü sağlamak amacıyla Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu kurulmuştur. Komisyon’u Muhasebe Sorumlusu ve Finans Sorumlusu oluşturmaktadır. Karleo Makina bunun yanı sıra gerektiğinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uyum sağlamak amacıyla KVKK danışmanlığı desteği de almaktadır. Komisyon gerek görmesi halinde toplantılarına KVKK danışmanını çağırabilir.

Komisyon’un görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.

(I) Olağan olarak 6 ayda bir toplanır. Şartların gerektirmesi halinde olağanüstü toplanılabilir (örneğin olası bir veri ihlali durumunda).
(II) Politika’da değiştirilmesi/geliştirilmesi gereken hususları tartışır.
(III) Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi ve korunması adına yerine getirilebilecek hususları tespit eder.
(IV) Komisyon, şirket içi ve iş ortakları nezdinde KVKK farkındalığını artırmak için atılabilecek adımları belirler.
(V) Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması hususunda karşılaşılabilecek riskleri tespit eder, gerekli idari ve teknik tedbirleri alır.
(VI) Kurum ile irtibatı sağlar ve ilişkileri yönetir.
(VII) İlgili Kişi’den gelen talepleri değerlendirir.
(VIII) Periyodik imha süreçlerini takip eder.
(IX) Veri Envanteri’ni günceller.
(X) Yukarıda sayılan hususlara ilişkin görevlendirmeleri yapar.

6. VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN TEDBİRLER

Karleo Makina (I) kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, (II) kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, (III) kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli hertürlü teknik ve idari tedbirleri alır.

6.1. Teknik Tedbirler
(I) Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
(II) Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
(III) Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
(IV) Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
(V) Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
(VI) Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
(VII) Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
(VIII) Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
(IX) Şifreleme yapılmaktadır.

6.2. İdari Tedbirler
(I) Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
(II) Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
(III) Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
(IV) Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
(V) Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
(VI) Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
(VII) Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
(VIII) İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
(IX) Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
(X) Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
(XI) Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
(XII) Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
(XIII) Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
(XIV) Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
(XV) Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
(XVI) Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
(XVII) Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

7. İLGİLİ KİŞİNİN KİŞİSEL VERİLERLE İLGİLİ HAKLARI

İlgili kişi, Karleo Makina’ya başvurarak aşağıda yer alan konularda talepte bulunabilir:

(I) Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
(II) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
(III) Kişisel verilerinin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
(IV) Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
(V) Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
(VI) KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
(VII) İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
(VIII) Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

8. İHLAL BİLDİRİMLERİ

Karleo Makina çalışanları, KVKK hükümlerini ve/veya Politika’yı ihlal ettiğini düşündüğü iş, eylem veya olguyu Komisyon’a raporlar. Komite bu ihlal bildirimi akabinde gerekli görmesi halinde toplanır ve ihlale ilişkin bir eylem planı oluşturur.

İhlal, kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafa elde edilmesi yoluyla gerçekleşmişse, Komisyon, Kurul’un 24.01.2019 tarih ve 2019/10 sayılı kararı kapsamında bu durumu 72 saat içerisinde ilgilisine ve Kurul’a bildirir.

9. DEĞİŞİKLİKLER

Politika üzerindeki değişiklikler Komisyon tarafından hazırlanır ve Karleo Makina Yönetim Kurulu’nun onayına sunulur. Güncellenen Politika çalışanlara e-posta yolu ile gönderilebilir veya internet sitesi üzerinde yayınlanır.

10. YÜRÜRLÜK TARİHİ

Politika’nın işbu versiyonu ……./………./2023 tarihinde Yönetim Kurulu tarafından onaylanarak yürürlüğe girmiştir.